İthalatta tedarik dosyası: CE uygunluk beyanından yedek parçaya

Kısa cevap: İthal edilen bir davlumbaz veya elektrostatik filtre için tedarik dosyası, sipariş onayından önce tamamlanması gereken on kalemlik bir belge bütünüdür: AB Uygunluk Beyanı, teknik dosya, risk değerlendirmesi, test raporları, Türkçe kullanım kılavuzu, elektrik şeması, bakım planı, yedek parça listesi ve tedarik süresi taahhüdü, garanti kapsamı, ambalaj ve etiketleme bilgisi. Dosya tamamlanmadan verilen sipariş, 4703 sayılı Kanun kapsamındaki piyasa gözetiminde ve devreye alma sırasında doğrudan sorun üretir; çünkü denetimde sorulan soruların tamamı bu belgelerin içinden yanıtlanır.

Tedarik dosyası nedir ve neden sipariş öncesinde kurulur?

Tedarik dosyası, bir ürünün teknik olarak ne olduğunu, hangi mevzuata göre uygun kabul edildiğini, nasıl kurulacağını, nasıl bakılacağını ve arıza halinde hangi parçanın ne kadar sürede temin edileceğini tek bir yerde kanıtlayan belge setidir. Mutfak havalandırmasında bu dosya davlumbaz, kanal, kanalsız ünite veya ESP hücresi için aynı mantıkla kurulur; ürün büyüdükçe yalnızca dosyanın hacmi ve içindeki hesap sayısı artar.

Dosyanın işlevi: üç ayrı soruya tek yanıt

Satın alma sürecinde dosya üç farklı masada üç farklı soruyla karşılaşır. Denetim masasında “bu ürün Türkiye’de satılabilir mi”, montaj masasında “bu ürün buraya nasıl kurulur”, işletme masasında ise “bu ürün beşinci yılında da aynı hava debisini verir mi” sorusuna yanıt aranır. Tek bir dosya bu üç soruyu birlikte yanıtlamıyorsa, pratikte üç ayrı dosya tutuluyor demektir. Sektörde en sık yaşanan bilgi kopukluğu tam olarak buradadır: satın alma bir klasör, montaj ekibi başka bir klasör, işletme ise yalnızca kendi bakım formunu görür.

Sipariş ile dosya arasındaki sıra

Dosya sipariş sonrasında toplanmaya başlandığında iki şey bozulur. Birincisi, üretici satışı kazandığını düşündüğü için belge hazırlamayı düşük öncelikli bir iş olarak görür ve süreç haftalara yayılır. İkincisi, ürün konfigürasyonu sipariş anında sabitlendiği için beyan ile teslim edilen ürün arasındaki uyumun kontrolü zorlaşır. Bu nedenle tedarik dosyası sipariş şartnamesinin bir eki olarak istenmeli, sipariş onayı ise dosya tamamlandıktan sonra verilmelidir. On kalemin tamamı tek bir listede toplanıp her satıra “var / yok / eksik” işareti konduğunda, değerlendirme birkaç saat içinde biter.

Sorumluluk kimde: imalatçı, ithalatçı, işletme

Beyanı ve teknik dosyayı düzenleme yükü imalatçıdadır. Ürünü kendi ticari unvanıyla ithal edip piyasaya arz eden ithalatçı ise dosyanın kendi elinde bulunmasından ve Türkçe bilgilerin eksiksiz olmasından sorumludur. İşletme tarafında 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun 4, 10 ve 17 nci maddeleri devreye girer: risk değerlendirmesi yapmak, çalışanları bilgilendirmek ve bakım kayıtlarını tutmak işverenin yükümlülüğüdür. Dosya bu üç taraf arasında bölünmüş görünse de, denetimde tek muhatap işletmedir. Bu nedenle işletmenin, tedarikçiden aldığı belgelerin kopyasını kendi arşivine alması gerekir.

AB Uygunluk Beyanı ve teknik dosya: dosyanın omurgası

Dosyanın geri kalanı bu iki belgenin etrafında toplanır. Beyan, uygunluğun taahhüdüdür; teknik dosya ise bu taahhüdün kanıtıdır. İkisinden biri eksikse diğeri tek başına bir şey ifade etmez.

Uygunluk beyanında bulunması gereken alanlar

AB Uygunluk Beyanı (Declaration of Conformity), ürünün hangi mevzuata ve hangi harmonize standartlara göre uygun olduğunu imalatçının imzasıyla beyan ettiği belgedir. Geçerli bir beyanda imalatçının unvanı ve açık adresi, ürünün tanımı, tip ve seri numarası, uygulanan TSE EN standartlarının tam numaraları, varsa onaylanmış kuruluşun adı ve kimlik numarası, beyan tarihi ve imza yetkilisinin adı bulunur. Beyanın fotokopisi işe yaramaz; denetimde ürünle birlikte gelen nüsha ile imalatçıdaki aslın aynı revizyonda olması gerekir. Beyanda yer alan standart listesi ile test raporlarındaki standart listesi birebir örtüşmüyorsa, dosya kendi içinde çelişiyor demektir.

Teknik dosyanın içeriği

Teknik dosya, beyanın arkasındaki kanıt zinciridir. İçinde genel ve kesit çizimler, malzeme listeleri, elektrik şeması, hava debisi ve kanal hızı hesapları, kullanılan yağ filtresi ve aktif karbon bileşenlerinin tanımları, test raporları, etiket örneği ve kullanım kılavuzunun bir nüshası yer alır. Örneğin 4.000 m³/saat debi ve 0,4 m/s kanal hızı için yapılan hesabın hangi kesit alanına dayandığı dosyada görünmüyorsa, sahada ölçülen değer ile beyan arasındaki fark hiçbir zaman açıklanamaz. Teknik dosyanın bir diğer işlevi, üç yıl sonra yapılacak bir revizyonda hangi parçanın değiştiğini göstermesidir.

Risk değerlendirmesi neden ayrı bir belge

Risk değerlendirmesi, TSE EN ISO 12100 çerçevesinde makinenin tüm yaşam döngüsünü tarar: mekanik sıkışma, elektrik çarpması, yüksek yüzey sıcaklığı, yağ birikiminden kaynaklanan yangın riski, filtre değişimi sırasında erişim kolaylığı. Bu belge ürünün kendi risklerini listelerken, işletmenin 6331 sayılı Kanun kapsamında yapacağı risk değerlendirmesine girdi sağlar. İki belgenin birbirine atıf vermesi, denetimde “ürün riskleri tanımlanmış mı” sorusunun en hızlı yanıtıdır. Risk değerlendirmesi olmayan bir dosyada, kalan belgelerin doğru olduğunu kanıtlayacak bir çerçeve de yoktur.

4703 sayılı Kanun ve Gümrük Birliği: CE işaretinin Türkiye’deki karşılığı

İthalatta en sık sorulan soru şudur: Avrupa’da CE işareti taşıyan bir ürün Türkiye’de ayrıca onaylanmak zorunda mı? Yanıt, iki düzenleme katmanına bakmayı gerektirir.

1/95 ve 2/97 sayılı Ortaklık Konseyi Kararları ne getiriyor

Türkiye ile AB arasındaki Gümrük Birliği, 1/95 sayılı Ortaklık Konseyi Kararı ile malların serbest dolaşımını ve teknik mevzuatın uyumlaştırılmasını kapsar; 2/97 sayılı Ortaklık Konseyi Kararı ise uyumlaştırılmış teknik mevzuat alanını genişletir. Pratik sonucu şudur: bir ürün AB teknik mevzuatına uygun olarak CE işareti taşıyorsa, Türkiye’de aynı ürün için ikinci bir uygunluk değerlendirmesi istenmez. Yani CE işareti Türkiye’de “AB’de geçerli olduğu için” değil, 1/95 ve 2/97 sayılı kararlarla iç hukuka aktarılan mevzuat gereği geçerlidir. Bu ayrım önemlidir, çünkü ithalatçının savunması da bu çerçeveye dayanır.

11.01.2002 tarihli üç uygulama yönetmeliği

4703 sayılı Ürün Güvenliği ve Teknik Düzenlemeler Kanunu 11.07.2001 tarihinde, 24459 sayılı Resmî Gazete’de yayımlandı ve 11.01.2002 tarihinde yürürlüğe girdi. Aynı tarihte yürürlüğe giren üç uygulama yönetmeliği 17.01.2002 tarihli, 24643 sayılı Resmî Gazete’de yayımlandı: CE işaretinin iliştirilmesi ve kullanılması, uygunluk değerlendirme kuruluşları ve onaylanmış kuruluşlar, piyasa gözetimi ve denetimi. Bu üçlü, ithalatçının günlük işini doğrudan belirler: işaretin biçimi ve boyutu, testi kimin yapabileceği ve denetimin nasıl yürüyeceği bu metinlerde tanımlıdır. Dosya hazırlarken hangi belgenin hangi yönetmeliğe dayandığını bilmek, eksik belge tartışmasını kısaltır.

Piyasa gözetimi denetiminde ilk sorular

Denetim genellikle ürünün üzerindeki işaretten başlar ve belgeye iner. İlk sorular öngörülebilir: CE işareti okunur boyutta ve doğru biçimde mi, beyan ürünle birlikte mi, beyandaki standart numaraları ürünün tipine uyuyor mu, teknik dosya ithalatçıda mı, Türkçe kılavuz var mı, etikette imalatçı ve ithalatçı bilgisi görünüyor mu. Bu soruların hiçbiri satın alma sözleşmesinde yer almaz; ama hepsi tedarik dosyasında yanıtlanabilir olmalıdır. Dosyanın kâğıt ve sayısal kopyasını, belge talebine 10 iş günü içinde yanıt verecek biçimde hazır tutmak gerçekçi bir hedeftir. Klasörün nerede olduğunu bilen tek kişinin izinde olması ise en kırılgan noktadır.

Türkçe kullanım kılavuzu, etiketleme ve ambalaj

Bu üç kalem, dosyanın en çok küçümsenen ama denetimde en hızlı görülen kısmıdır. Sahada ilk bakılan yer her zaman etiket, ilk açılan belge ise kılavuzdur.

Kılavuzun asgari içeriği

Türkçe kullanım kılavuzu, çeviri bir ek olarak değil, ürünün parçası olarak yazılmalıdır. Asgari içerik şu başlıklardan oluşur: montaj ölçüleri ve minimum açıklıklar, elektrik bağlantısı (380 V, 50 Hz besleme, kesici tipi, topraklama), hava debisi ve kanal bağlantı ölçüsü, yağ filtresi ve aktif karbon değişim aralıkları, ESP hücresi temizlik adımları, arıza durumunda yapılması gerekenler ve yetkili servis bilgisi. Kılavuzda verilen bakım aralıkları ile garanti belgesindeki şartların birbiriyle çelişmemesi gerekir. Çelişki varsa garanti tartışmasında bu durum daima ürünün aleyhine yorumlanır.

Etiket ve işaretleme

Etiket ürünün kimlik kartıdır ve kalıcı olmalıdır. Üzerinde CE işareti, imalatçı unvanı, ithalatçı unvanı, tip ve seri numarası, anma gerilimi, hava debisi, koruma sınıfı ve üretim yılı bulunur. Mutfak ortamında buharla temas eden bir etiketin iki yıl içinde okunamaz hale gelmesi sık rastlanan bir kusurdur; bu nedenle etiket malzemesi ve yeri tedarik dosyasında fotoğrafla belgelenmelidir. Seri numarası ile beyandaki tip tanımı eşleşmiyorsa, ürünün beyan kapsamında olmadığı iddiası doğar.

Ambalaj, sevkiyat ve hasar tespiti

Ambalaj listesi, koli numaraları ile ürün bileşenlerini eşleştirir; kanal bağlantı parçaları, conta seti ve yedek yağ filtresi ayrı kolilerde geldiğinde hangi parçanın hangi üniteye ait olduğu bu listeden okunur. Teslimatta hasar varsa fotoğraflı hasar tespit tutanağı düzenlenmeli ve durum 48 saat içinde tedarikçiye yazılı bildirilmelidir. Bu süre kaçırıldığında nakliye hasarı çoğu zaman garanti kapsamı dışında kalır ve itiraz süresi kapanmış olur. Ambalajın deniz taşımasına uygunluk durumu da sipariş öncesinde yazılı olarak teyit edilmelidir.

Elektrik şeması, bakım planı, yedek parça ve garanti

Bu dört kalem, ürünün ilk yılında değil üçüncü ve beşinci yılında değer üretir. Bu yüzden satın alma sırasında en çok atlanan, sonradan en çok aranan belgelerdir.

Şema ve devre dokümantasyonu

Elektrik şeması, sahadaki elektrikçinin ürünü tahmin ederek bağlamasını engeller. Tek hat şeması, klemens numaraları, kontaktör ve termik role etiketleri, yüksek gerilim beslemesi kartının besleme noktası, topraklama barası ve acil durdurma devresi şemada görünmelidir. Şema üzerinde revizyon numarası ve tarih bulunmalıdır; aksi halde üç yıl sonra yapılan bir müdahalede hangi kablonun ne olduğu belirlenemez. Şemanın klemens numaraları ile ürün üzerindeki numaraların aynı olması, arıza arama süresini belirgin biçimde kısaltır.

Bakım planı

Bakım planı, üreticinin önerdiği aralıkları işletmenin vardiya düzenine çeviren belgedir. Tipik bir planda günlük görsel kontrol, aylık yağ filtresi kontrolü, 500 çalışma saatinde ESP hücresi temizliği, 1.500 saatte kapsamlı bakım ve yıllık yüksek gerilim beslemesi testi yer alır. Planın içinde her adımın kim tarafından yapılacağı ve hangi forma kaydedileceği yazılı olmalıdır. Aksi halde plan kâğıt üzerinde kalır ve denetimde “plan var, kayıt yok” durumu ortaya çıkar.

Yedek parça listesi ve tedarik süresi

Yedek parça listesi, kritik parçaları öncelik sırasına göre ayırır. Mutfak havalandırmasında kritik kabul edilen parçalar şunlardır:

• Seramik izolatör ve hücre taşıyıcı yalıtım parçaları
• Yüksek gerilim beslemesi kartı
• Yağ filtresi ve aktif karbon
• Kapı contası ve klemens takımı
• Fan kayışı ve rulman seti

Listedeki her satır için tedarik süresi taahhüdü istenmelidir; yerinde stok tutulan parçalarda 10 iş günü, üretim gerektiren parçalarda 4 hafta makul bir üst sınırdır. Ayrıca ürünün piyasaya arzından sonra en az 5 yıl parça bulunabilirliği taahhüdü yazılı olarak alınmalıdır. Bu taahhüt, işletmenin beş yıllık bakım planını kurmasını sağlar.

Garanti kapsamı ve süreler

Garanti belgesi yalnızca süreyi değil kapsamı da tanımlamalıdır. 24 ay süre, hangi parçaların kapsam içinde olduğu, bakım kaydı tutulmasının şart olup olmadığı, sarf malzemelerinin (yağ filtresi, aktif karbon, conta) kapsam dışı olduğu ve arıza bildirim süresi açıkça yazılmalıdır. “Bakımı yetkili servis yapmadıysa garanti sona erer” hükmü, işletmenin kendi bakım ekibiyle çalıştığı durumlarda mutlaka önceden görüşülmelidir. Bu hükmün kılavuzdaki bakım aralıklarıyla birlikte okunması, ileride doğacak anlaşmazlıkların çoğunu baştan kapatır.

Belge, düzenleyen ve eksik belgenin sonucu

Aşağıdaki tablo tedarik dosyasının on kalemini tek ekranda izlemek için kullanılabilir. Sağdaki sütun, eksik belgenin hangi aşamada sorun ürettiğini gösterir; satın alma görüşmesinde en çok işe yarayan kısım bu sütundur.

Tabloyu okuma sırası

Tablo yukarıdan aşağıya değil, risk sırasına göre okunmalıdır. İlk sırada AB Uygunluk Beyanı ve teknik dosya yer alır, çünkü bu ikisi olmadan ürünün piyasaya arzı tartışmalı hale gelir. İkinci sırada Türkçe kullanım kılavuzu ve etiketleme bulunur; bunlar denetimde en hızlı görülen, en kolay düzeltilen ama en sık eksik kalan kalemlerdir. Üçüncü sırada yedek parça listesi, tedarik süresi ve garanti kapsamı gelir; bu üçü sipariş anında önemsiz görünür, üçüncü yılda işletmenin en çok ihtiyaç duyduğu belgeler olur.

Tabloya bakıldığında on kalemden yedisinin doğrudan imalatçı kaynaklı olduğu görülür. Bu, ithalatçının işini kolaylaştırmaz; tam tersine, eksik belgenin riskini ithalatçı taşır. Bu nedenle dosya talebi sipariş öncesinde ve madde madde yapılmalıdır. “Tüm belgeleri gönderin” biçimindeki bir talep, genellikle yalnızca beyan ve kataloğun gelmesiyle sonuçlanır.

Eksik belge için görüşme sırası

Bir kalem eksikse görüşme sırası da önemlidir. Önce belgenin var olup olmadığı, sonra hangi revizyonda olduğu, en son ne zaman teslim edileceği sorulur. Bu sıra korunmadığında tedarikçi tarih verir ama belgenin hiç hazırlanmadığı ortaya çıkar. Verilen taahhüt yazılı hale getirilmedikçe dosya kapanmış sayılmamalıdır.

Dosya kapanış kontrolü

On kalemin tamamı tamamlandığında dosya tek bir kapanış kontrolünden geçirilmelidir: belge listesi ile klasör içeriği satır satır karşılaştırılır, her belgenin revizyon numarası ve tarihi listeye yazılır, eksik olan varsa sipariş serbest bırakılmaz. Bu kontrol yarım saat sürer; atlandığında ise aynı eksik belge, ürün sahaya kurulduktan sonra haftalarca aranır.

Dosyayı canlı tutmak: revizyon, arşiv ve tedarikçi değişimi

Dosya bir kez tamamlanıp rafa kaldırıldığında altı ay içinde güncelliğini yitirir. Ürün revize edilir, tedarikçi kataloğu değişir, yedek parça numaraları yenilenir. Bu nedenle dosya bir arşiv değil, bakımı yapılan bir kayıt olarak ele alınmalıdır.

Revizyon takibi

Her belgeye revizyon numarası ve tarih verilmelidir. Hangi revizyonun hangi seri numarası aralığını kapsadığı yazılmadığında, iki yıl önce alınan ünite ile bu yıl alınan ünitenin aynı kılavuzla çalıştığı varsayılır ve bu varsayım çoğu zaman yanlıştır. Basit bir revizyon tablosu, bu karışıklığı ortadan kaldırır.

Saklama süresi ve erişim

Tedarik dosyasının ürünün hizmet ömrü boyunca, en az 10 yıl saklanması makul bir iç kuraldır. Kâğıt kopya tek başına yeterli değildir; sayısal kopyanın da okunabilir biçimde ve yetkili kişilerin erişebileceği bir yerde tutulması gerekir. Denetim sırasında belgeye ulaşma süresi, dosyanın kalitesinin en pratik göstergesidir.

Tedarikçi değişiminde devir

Tedarikçi değiştiğinde eski dosya kapatılmamalı, yeni dosyaya devredilmelidir. Hangi parçanın yeni ürünle uyumlu olduğu, hangi yedek parçanın artık bulunmadığı ve iki ürünün kanal bağlantı ölçülerinin örtüşüp örtüşmediği yazılı olarak kayda geçmelidir. Bu devir notu olmadığında, sahada iki farklı neslin ürünü aynı hatta çalıştırılır ve ölçüm sonuçları karşılaştırılamaz hale gelir.

Yapılacak iş: Bir sonraki ithalat görüşmesine bu on kalemi içeren tek sayfalık bir liste ile gidin ve her satırı imzalı olarak isteyin; ürün grubunu daraltmak için elektrostatik filtreler sayfasından başlayıp dosya talebini iletişim üzerinden yazılı hale getirin.